La gestion contrôle vous permet de créer les compagnies dans CourrierPRO.
Par défaut, la compagnie 1 est créé. Si vous possédez plus d'une compagnie de courrier ou transport, vos devez répéter toutes les étapes pour chaque compagnie.
La gestion contrôle est constituée de 7 onglets. Les 3 premiers onglets doivent être complétés obligatoirement. Les 4 derniers onglets doivent être complétés si vous avez l'option du site Internet de CourrierPRO.
Table des matières
Onglet 3 - Recevables, G/L et autres
Onglets 5 et 6 - Message Internet (français et anglais)
Onglet 7 - Confirmation par courriel (optionnel)
Onglet 1 - Général
A. Identification et sélection d'une image (obligatoire sauf pour l'image)
Cette section contient les informations qui seront imprimées sur les documents (factures, états de compte, bons de livraisons).
B. Numéros d'enregistrements (obligatoires)
Cette section contient les numéros de TPS et de TVQ de votre compagnie. Pour la TVH, mettre le même numéro que la TPS.
C. Unités de mesures
Entrer l'unité de mesure qui sera utilisée dans CourrierPRO (elle doit être la même pour l'internet) pour le calcul du cubage.
Entrer le facteur de cubage par défaut.
Entrer le poids par défaut pour une livraison.
D. Codes de retenues (optionnel)
Entrer la description des codes de retenues qui sont généraux pour tous les sous-traitants. Ils seront affichés dans la gestion des sous-traitants que nous expliquerons plus loin.
E. Heures d'ouvertures et de fermetures
Les heures d'ouvertures et de fermeture permettent de gérer les délais de livraisons des services qui sont créés. Ils permettent également de gérer par défaut les heures d'utilisation du site Internet de CourrierPRO.
F. Informations pour dépôt bancaire (optionnel)
Si vous désirez vous servir de CourrierPRO pour déposer les chèques des sous-traitants par dépôt bancaire automatique, vous devez remplir cette section avec les renseignements pertinents qui vous seront fournis par votre banque.
G. Informations pour Bordereau de dépôt
Entrer dans ce champ l'entête du bordereau de dépôt qui pourra être imprimé et utilisé pour le dépôt de vos chèques clients que vous recevez.
H. Types de colis (optionnel)
Les 4 premiers types de colis sont fixes et ne peuvent pas être modifiés. Vous pouvez créer 5 autres types de colis qui seront disponibles lors la saisie des appels.
Onglet 2 - Détail
A. Options (définies par Logimpact)
Ne pas modifier cette section, elle sera complétée par Logimpact.
B. Province par défaut (obligatoire)
Entrer la province de votre compagnie. Cette information est importante pour les calculs de taxes.
C. Code de facturation (au moins 1 code obligatoire)
Les codes de facturation servent à déterminer la fréquence de facturation des clients. Vous pouvez avoir jusqu'à 9 modes de facturation différents.
Le montant minimum est le montant minimal (avant taxes) pour facturer le client seront le code de facturation. La charge minimum est le montant minimum (avant taxes) qui sera facturé au client si le total de la facturation pour le code de facturation n'a pas été atteint.
D. Bon de livraisons (formulaires)
Cette section sera complétée par Logimpact.
E. Numéro de bon de livraison égal au numéro d'appel
Cocher la case si on veut que le no. de bon de livraison soit égal par défaut au no. d'appel. Si la case n'est pas cochée, vous devrez entrer un no. de bon de livraison lors de la confirmation des appels.
F. Section carton et registre d'appel
Cette section sera complétée par Logimpact.
G. Règle de modification du calcul de prix
Il est possible de modifier le prix d'un appel dans CourrierPRO. Cette section définit les règles qui seront utilisées lors de la modification d'un prix.
Premièrement, il faut déterminer si la règle s'applique seulement lorsque le montant de base est modifié ou lors d'un changement de prix de n'importe quel montant dans la prise d'appel.
Par la suite, il faut déterminer quels montants seront modifiés ou modifiables lorsque le montant de base est modifié. Si la case n'est pas cochée, le calcul automatique de prix se fera sur le champ.
H. Ne pas poser la question pour confirmer que le prix est manuel
Cocher cette case si vous ne désirez pas confirmer un prix manuel.
I. Surcharge d'essence - Montants à ne pas inclure dans la surcharge d'essence
Cocher les montants qui ne doivent pas être tenus en compte lors du calcul de la surcharge d'essence.
J. Ne pas poser la question pour l'endroit de cueillette dans la prise d'appel
Cocher cette case si vous ne désirez pas que CourrierPRO vous demande l'endroit de cueillette lors d'une prise d'appel (cueillir chez vous ou ailleurs).
K. Ne pas changer le prix sur inversion
Par défaut, le prix est calculé selon l'endroit de cueillette pour les spéciaux. Si vous inversez la cueillette et la livraison, le prix spécial ne sera pas appliqué. Si vous désirez que le prix spécial soit appliqué même dans le cas d'une inversion, il faut cocher cette case.
L. Imprimer facture recto/verso
Cocher cette case si vous désirez que les factures imprimées soit recto/verso (cotre imprimante doit supporter cette option).
M. Saisie des matières dangereuses
Cochez cette case si vous désirez autoriser la saisie des matières dangereuses
N. Montant maximum de valeur déclarée (optionnel)
Si à 0, aucun maximum, sinon mettre le montant maximum de valeur déclarée.
O. Premier champ de saisie dans les adresses
Par défaut, le programme de prise d'appel se positionne au numéro de porte de l'adresse de livraison. Les autres options possibles sont:
Onglet 3 - Recevables, G/L et autres
A. Gestion des prochains numéros
Entrer les prochains numéros de facture, chèque et bordereau que vous désirez utiliser. Les autres numéros seront entrés par Logimpact.
B. Revenu supplémentaire d'essence (optionnel)
Entrer un supplément aux sous-traitants en pourcentage pour compenser l'essence avec la possibilité d'un montant. Le montant calculé n'affectera pas le prix chargé aux clients.
C. Gestion des prix et frais
Entrer le pourcentage annuel d'intérêt aux comptes passés dus et le pourcentage pour les comptes payables sur livraison avec possibilité d'un montant minimum.
D. Age des compte
Vous pouvez modifier les colonnes affichées dans l'âge des comptes à recevoir.
E. Processus de facturation en cours
Cette case peut être cochée lors du traitement de facturation pour empêcher les utilisateurs à continuer à faire de la confirmation d'appel.
F. Impression du logo et de l'entête
Lors de l'impression des factures, les options possibles sont:
G. Nombre de copies
Indiquer le nombre de copies de factures pour les factures imprimées. si vous mettez 1, ça veut dire l'original plus une copie, donc 2 copies.
H. Frais pour facture envoyée par la poste à ajouter à la facture
Indiquer les frais à ajouter aux factures qui seront envoyées par la poste.
I. Mise à jour au G/L
Laisser à Non et sera gérée par la suite par Logimpact s'il y a lieu.
J. Période au G/L
Mettre 1.
K. Numéros de Grand Livre
Ne rien mettre lors de la création initiale. Les numéros seront inscrits après avoir créé la liste des comptes par la gestion des comptes de G/L (plus tard).
Onglet 4 - Internet
Indiquer si vous êtes membre de l'ACMQ (un logo apparaîtra lors de l'affichage de la page Internet du site de CourrierPRO).
Cocher la case si vous acceptez que l'utilisateur Internet entre une adresse invalide.
Cocher la case si vous permettez de créer un appel Aller/Retour sur l'Internet.
Cocher la case si refuser de créer un appel avec le prix à 0 sur l'Internet.
Indiquer sur vous voulez un message personnalisé lors d'un appel avec prix à 0 et inscrire le message que vous voulez.
Sélectionner l'indicateur de poids pour l'internet (LBS par défaut). Il doit être le même que dans l'onglet 1.
B. Valeurs par défaut pour la gestion des usagers internet
Indiquer les valeurs par défaut qui seront cochées lors de la création des utilisateurs internet.
C. Localisation des fichiers personnalisés du site Internet
Cette section sera complétée par Logimpact.
Onglets 5 et 6 - Message Internet (français et anglais)
Vous pouvez créer un message qui sera affiché sur le site Internet lorsque l'usager se connecte. Si vous ne désirez pas de message, cliquer sur le bouton 'Effacer' pour annuler le message.
Vous pouvez également créer un message personnalisé lorsque le site Internet de CourrierPRO est inactif.
Onglet 7 - Confirmation par courriel (optionnel)
Vous avez l'option de créer un message personnalisé qui sera ajouté au courriel de conformation des livraisons. Si aucun message n'est entré, le message par défaut de CourrierPRO sera utilisé.
Onglet 8 - Booking
Bouton
Le bouton de gestion des succursales vous permet de créer des succursales pour l'impression des factures. La différence entre les succursales et les compagnies (gestion multi-compagnie) est que la comptabilité (journaux de ventes, de commissions, de caisse recette et âge des comptes) ne sont pas comptabilisés séparément pour les succursales et vous n'avez pas à gérer les données pour 2 compagnies.