Étape 1 - Liste de facturation (optionnelle)

Aller dans: Modules --> Facturation, C/R et Analyses --> Programmes- -> Liste de facturation

  1. Sélectionner le type de facturation. Par défaut, tous les types sont sélectionnés et c'est ce qui est normalement utilisé.
  2. Sélectionner les dates pour lesquelles vous voulez vérifier la facturation. Par défaut, il n'y a pas de date dans la Date de (ce qui devrait toujours être le cas) et la date de fin est la date du jour. Normalement, cette dernière devrait être modifiée pour la date de fin de période de facturation.
  3. Par défaut, aucun no. de client n'est indiqué, ce qui signifie que la liste est pour tous les clients. Si vous désirez vérifier  un seul client ou une gamme de client, l'indiquer dans les cases appropriées.
  4. Indiquer le code de facturation (séquence de facturation) pour laquelle vous désirez  la liste. Si vous désirez la liste pour tous les clients, cliquer sur la case "Complet".
  5. Cliquer sur OK pour imprimer la liste.

Note: Si vous trouvez des erreurs dans la liste, vous pouvez modifier les appels et réimprimer la liste par la suite.


Étape 2 - Processus de génération de factures

Aller dans: Modules --> Facturation, C/R et Analyses --> Programmes --> Processus de génération de facture

Note: Le processus de génération des factures se fait en 2 étapes, soit la préparation des factures et la mise à jour de recevables. Si un problème arrive lors de la préparation des factures, on peut cliquer sur l'option "Annulation du processus" et recommencer.

  1. Sélectionner d'abord l'option de préparation des factures.
  2. Sélectionner le type de facturation. Par défaut, le programme sélectionne seulement la facturation standard. Sélectionner la facture par appel pour les clients qui sont activés avec l'option d'un appel égal à une facture. Sélectionner la facturation par client regroupé pour les clients dont l'option a été activée dans la gestion des clients.

 

Note: Pour les 2 prochaines sélections, ATTENTION, les dates demandées ne sont pas la même chose que la liste de facturation.


3. Entrer la date de fin de période pour laquelle vous voulez facturer les clients. Par exemple, pour la facturation du mois d'octobre, vous devriez entrer le 31-10-2015.

4. Entrer la date de la facture. Cette date doit être supérieure à la date de sélection.

5. Par défaut, ces cases sont à blanc pour indiquer que l'on veut facturer tous les clients. Sinon indiquer la séquence de clients à facturer.

6. Indiquer le code de facturation (séquence de facturation) pour laquelle vous désirez  la liste. Si vous désirez la liste pour tous les clients, cliquer sur la case "Complet".

7. Cliquer sur le crochet pour début l'étape 1 du processus de facturation.


Une fois cette étape complétée, vous pourriez visionner le montant des factures créées.

Pour compléter le processus de facturation, la dernière étape est de cliquer sur l'option de Mise à jour des recevables et sur le crochet.

Une fois cette dernière étape complétée, les factures seront créées et disponibles pour impression.


Étape 3 - Impression des factures

Aller dans: Modules --> Facturation, C/R et Analyses -->Programmes --> Impression des factures

Cette étape peut être effectuée suite au processus de génération des factures. Vous pouvez imprimer les factures pour les sept (7) dernières années.

1. Par défaut, l'impression des factures est sélectionnée par utilisateur. Si vous désirez voir les factures créées par un autre utilisateur, vous pouvez l'indiquer ou cliquer sur le X pour voir les factures de tous les utilisateurs.

Il existe trois (3) méthodes pour sélectionner les factures, soit de sélectionner manuellement une facture, de sélectionner toutes les factures d'un client ou de sélectionner une date de facturation. Cette dernière méthode est la plus utilisée pour ne pas oublier de factures.

2. Si vous désirez imprimer une suite de facture précise, l'indiquer dans ces champs.

3. Si vous désirez imprimer toutes les factures d'un client, l'indiquer.

4. Cliquer le sur bouton de droite pour sélectionner la date de facturation désirée.

5. Sélectionner le mode d'envoi (d'impression) désiré.

Si vous sélectionnez l'option d'envoyer toutes les factures à l'imprimante, toutes les factures (incluant celles envoyées par courriel) seront imprimés selon la sélection.

Si vous sélectionnez l'option de traiter les factures à envoyer par courriel, seuls les clients cochés avec l'option d'envoi des factures par courriels seront sélectionnés. Vous pouvez également modifier la section de droite pour le contenu du message à envoyer avec la facture.

Si vous sélectionnez l'option de traiter les factures à envoyer par la poste, seuls les factures des clients avec cette option seront imprimées.

6. Sélectionner le type de facturation à envoyer. Par défaut, le programme sélectionne la facturation standard. Si vous avez créé des factures par appels ou des factures regroupées, vos devrez sélectionner également ces options pour produire les factures.

7. Options d'impressions. Vous pouvez sélectionner certaines options pour l'impression des factures. Par défaut, le mode normal est coché.

8. Cliquer sur le bouton pour produire les factures.