Sommaire


    A. Introduction à QuickBooks Web Connector.

    B. Préparer QuickBooks Desktop pour la synchronisation.

    C. Configuration du format de facture.

    D. Guide pour facturation dans ProgressionLIVE.

    E. Information importante.


A. Introduction à QuickBooks Web Connector
QuickBooks Web Connector est un logiciel fonctionnant avec les systèmes d'exploitation Windows de Microsoft . Il permet aux applications Web d'échanger des données avec des produits de QuickBooks.

Toute l'installation de QuickBooks Web Connector est fait par l'équipe de ProgressionLIVE. Le QuickBooks Web Connector doit être ouvert en tout temps pour permettre le transfert de données entre ProgressionLIVE et QuickBooks Desktop. Un accès au QuickBooks Web Connector est recommandé pour permettre le dépannage et la synchronisation manuelle (Plus de détails ci-dessous).

Présentation de l'interface de QuickBooks Web Connector.


  1. Information générale en ordre:
    Information à propos de l'application (ProgressionLIVE). La case de synchronisation automatique (laisser la case cochée pour avoir des synchronisations automatiques).
    Le délai entre chaque synchronisation (5 minutes est le minimum permis par QuickBooks Desktop).
    Le statut de la connexion.
    Le mot de passe généré par (ProgressionLIVE).
    Le bouton «Remove» (pour briser le lien entre ProgressionLIVE et QuickBooks Desktop).
  2.  Utilisez le bouton «Update Selected» pour synchroniser manuellement les données entre ProgressionLIVE et QuickBooks Desktop.

  3.  Les «Progress Bars» indiquent le progrès de la synchronisation.

  4. Utilisez le bouton «Menu» pour ajouter une application, cacher ou quitter QuickBooks Web Connector (si la fenêtre est cachée, les synchronisations vont continuer de s'exécuter).

B. Préparer QuickBooks Desktop pour la synchronisation
     Format d'adresse pour les clients et les «Shipping Address».

  1. Pour l'adresse du client, il est important d'avoir une méthode d'entrée globale pour les adresses. Puisque QuickBooks Desktop utilise une seule zone pour stocker toutes les informations relatives à l'adresse et que ProgressionLIVE utilise plusieurs champs, l'adresse du client doit être sur la deuxième ligne du champ «Address».



  2. Le «Shipping Address» doit être sur la première ligne de la zone de texte (comme montré ci-dessous).



    Configuration des configurations de taxes.

  3. Si un client n'a pas de configuration dans QuickBooks Desktop, ProgressionLIVE va utiliser la taxe dans le champ «Non Taxable Item».


     

  4. Assurez-vous que chaque «Tax code» a une configuration de taxe pour les ventes, sinon, les factures ne seront pas créées.

C. Configuration du format de facture

ProgressionLIVE est capable d'utiliser n'importe quel modèle de facture dans QuickBooks Desktop. Le numéro de tâche va être stocké dans le champ «Other».
Pour ajouter le champ «Other» :

  1.  Ouvrez la section «Invoice Tracker».


  2. Sélectionnez le modèle de facture que vous voulez changer.


  3. Ajoutez le champ «Other»  au modèle de facture.



    Exemple:



D. Guide pour facturation dans ProgressionLIVE

La facturation s'applique automatiquement lorsqu'une tâche atteint un certain statut et que tous les prérequis sont respectés.
La synchronisation des tâches est faite à toutes les 5 minutes (temps minimum permis par QuickBooks Desktop).


Comment créer une facture dans QuickBooks Desktop ?

  1. Quand une tâche est complétée, assurez-vous que tous les items dans la facture sont liés à un produit dans ProgressionLIVE et dans QuickBooks Desktop.
  2. Changez le statut de la tâche pour «Ready for Invoicing».


  3. À toutes les 5 minutes, QuickBooks Web Connector va vérifier si ProgressionLIVE a des tâches avec le statut «Ready for Invoicing».
    Lorsque le QuickBooks Web Connector trouve une tâche à l'état «Ready for Invoicing», il transfert cette facture dans QuickBooks Desktop et progresse la tâche à «Invoiced» dans ProgressionLIVE.
    Ceci est fait automatiquement, si une tâche ne se transfert pas lors des synchronisations automatiques, il doit y avoir un problème avec la tâche ou le QuickBooks Web Connector.
    Dans ce cas, veuillez contacter le support de ProgressionLIVE.
  4. La facture est maintenant créée dans QuickBooks Desktop.



E. Information importante

  1. Il est possible de créer des produits ou item non reliés à des produits de QuickBooks Desktop tant que le prix est de 0$.
    - Pour voir les produits ou items non reliés à un produit de QuickBooks Desktop sur la facture, voir le point 10, dans la section B à ce lien.
  2. QuickBooks Desktop ne filtre pas les produits qui sont synchronisés dans ProgressionLIVE. Tous les produits non utilisés ont besoin d'être désactivés, le reste doit être configuré (étiquette, type d'item, type de produit, prix, etc.).

  3. Il est impossible pour ProgressionLIVE d'envoyer une facture de QuickBooks Desktop par courriel. Cette fonctionnalité n'est pas offerte par un «Third-party application».

  4. Les «jobs» dans QuickBooks Desktop sont synchronisées dans ProgressionLIVE en tant qu'emplacement.
    - L'adresse de l'emplacement est le «Ship to» par défaut de la «job».
    - Si une «job» à la même adresse qu'un «Ship to» de son customer, lors de la synchronisation, on change le type de l'emplacement pour le type des «jobs».

  5.  Si un utilisateur supprime une «job» dans QuickBooks Desktop, l'emplacement relié à cette «job» dans ProgressionLIVE ne sera pas désactivé, donc il est important d'aller désactiver manuellement l'emplacement par la suite.

  6. Si une «job» n'a pas de «Default shipping address» dans QuickBooks Desktop, nous ne synchroniseront pas le courriel et le fax de la «job» dans l'emplacement de ProgressionLIVE.